직장인이라면 꼭 알아야 할 이메일 에티켓 규칙! -

우리가 살고 있는 디지털 시대에 이메일은 가장 선호되고 효율적인 의사소통 수단 중 하나다. 상사에게 이메일을 보내든 동료에게 이메일을 보내든 지켜야 할 예절이 있다. 기술이 발전함에 따라 이메일의 "좋은" 또는 "나쁜" 관행도 바뀌고 있다.

다행히도 이 갤러리에는 이메일 에티켓에 대해 알아야 할 모든 것이 포함되어 있어 다음에 이메일을 보낼 때 도움이 될 것이다. 사진을 통해 자세히 알아보도록 하자!

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이메일 에티켓이란 무엇인가? -

이메일 에티켓은 효율적이고 전문적인 방식으로 의사 소통하는 데 도움이 되는 예의 바른 습관과 무언의 규칙이다.

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이메일 에티켓은 왜 중요할까? -

때때로, 이메일은 우리의 의사소통 능력을 보여주는 유일한 증거다. 이메일 에티켓은 중요한 직업 기술이고 다른 사람들에게 좋은 인상을 준다.

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업무 이메일 주소에 이름 사용하기 -

이메일 주소는 진료 예약부터 입사 지원까지 모든 것에 사용되므로 이해하기 쉬운 이메일 주소가 필요하다. 계정을 만들 때는 이름과 몇 개의 숫자를 함께 사용하도록 하자.

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업무용 이메일과 개인 이메일 분리하기 -

자영업자나 프리랜서라면 엄격하게 업무용 이메일 주소를 따로 두는 것이 좋다. 이렇게 하면 전문가처럼 보이고 이메일 실수로 당황할 가능성이 줄어든다.

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짧은 이메일 서명 설정하기 -

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간단한 포맷 유지하기 -

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간결하게 작성하기 -

이메일을 받는 사람들은 무례하지 않게 간결하고 솔직한 메시지를 읽는 것을 선호한다. 또한 받는 사람이 무엇에 대한 이메일인지 알 수 있도록 첫 단락에 미팅 약속이나 파일 전송과 같은 요청을 포함하는 것도 도움이 된다.

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정확하고 명확한 제목 사용하기 -

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관련된 사람들에게만 이메일 보내기 -

메시지를 받을 필요가 있는 사람들의 이메일 주소만 포함하자. "만약을 대비해서" 사람들을 추가하는 것은 동료들에게 추가적인 일을 만들거나 관련 없는 이메일로 받은 편지함을 채울 수 있다.

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세부 사항 확인하기 -

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"모두에게 답장"을 클릭하기 전에 생각해 보기 -

이메일은 한 번에 많은 사람들에게 정보를 보낼 수 있는 효과적인 방법이다. 그러나 모든 사람이 메시지를 읽거나 답장할 필요는 없으므로 "모두에게 답장"을 누르기 전에 이메일에 누가 참여해야 하는지 생각해 보자.

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"블라인드 카본 카피"를 사용해야 할 때 -

"모두에게 답장"을 피하기 위해 사람들은 응답이 필요하지 않은 대량 이메일에 "bcc"(블라인드 카본 카피)를 사용하고 수신자의 개인 정보를 보호하기 위해 이메일 주소를 숨기는 경향이 있다.

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"카본 카피"를 사용해야 할 때 -

보내는 이메일을 봐야 하는 사람들을 추가하려면 "cc"(카본 카피)를 사용하자. 단체 행사를 계획할 때나 주요 청중이 아닌 다른 사람에게 무언가를 알게 할 때 유용하다.

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맞춤법 검사기 사용하기 -

보내기 전에 이메일에 맞춤법 오류가 있는지 교정하자. 흔한 실수를 찾아내는 데 도움이 되는 도구를 다운받을 수도 있다. 교정은 또한 파일을 첨부했고 (관련이 있는 경우) 받는 사람의 이름을 정확하게 작성했는지 확인한다.

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완전한 문장으로 쓰기 -

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받는 사람의 이름 사용하기 -

이메일은 다른 비즈니스 서신과 동일하게 취급되지만 요즘 사람들은 자신의 이름으로 불리는 것을 선호한다.

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수신 확인하지 않기 -

수신 확인은 이메일이 열렸을 때 알림을 보내는 기능이다. 이러한 알림은 받은 편지함을 막을 수 있고 이메일을 받는 방법의 기술적 변화로 인해 정확하지 않을 수 있다.

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음성 받아쓰기 사용 시 주의하기 -

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"감사" 이메일 건너뛰기 -

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이모티콘 주의하기 -

일부 직장의 경우 이메일의 이모티콘은 전문가답지 않은 것으로 여겨지지만 보다 일상적인 기업 문화를 가진 곳에서는 사용을 환영할 수 있다.

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24~48시간 이내 회신하기 -

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"부재중" 설정하기 -

부재중이거나 휴가 중인 경우 "부재중" 메시지를 설정하면 사용자로부터 즉시 응답을 받지 못할 것임을 알 수 있다.

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"내 아이폰에서 보냄" 사용하지 않기 -

"내 아이폰에서 보냄" 또는 "휴대폰에서 보냄" 메모는 철자 오류나 잘못된 형식에 대해 미리 사과하기 위한 것이지만, 어떤 사람들은 이 메모가 잘못된 형식이라고 생각할 수 있다. 중요한 이메일을 보내야 한다면, 컴퓨터에서 보내는 것이 좋다.

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보낸 편지함 확인하기 -

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예의 지키기 -

이메일을 보낼 때마다 좋은 사회적, 비즈니스 에티켓을 실천해야 한다. 명확한 의사소통과 친절한 어조를 사용하자.

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농담 주의하기 -

이메일을 통한 농담은 잘못 받아들여질 수 있다. 받는 사람과 개인적인 관계를 맺지 않는 한 모든 형태의 농담은 전문적인 이메일 대화에 포함하지 않는 것이 가장 좋다.

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자기소개하기 -

수신자가 자신이 누군지 안다고 가정해서는 절대 안 된다. 항상 자신에 대한 관련 정보를 포함하는 짧은 소개와 함께 이메일을 시작하자.

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URL 단축하기 -

이메일에 URL을 포함할 때 URL 단축 도구를 사용하여 단축하는 것이 가장 좋다. 이렇게 하면 이메일이 더 깨끗하고 읽기 쉬워 보이기 때문이다.

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전달하기 전에 생각하기 -

일부 이메일은 특히 중요한 정보가 포함되어 있는 경우 전달되지 않으므로 메시지를 전달하기 전에 주의도록 하자. 또한 긴 이메일을 전달하는 경우 수신자가 원하는 내용을 정확히 알 수 있도록 논의 중인 내용을 요약하자.

출처: (Reader's Digest)

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