인간의 한계는 어디까지일까?
이메일 에티켓은 효율적이고 전문적인 방식으로 의사 소통하는 데 도움이 되는 예의 바른 습관과 무언의 규칙이다.
때때로, 이메일은 우리의 의사소통 능력을 보여주는 유일한 증거다. 이메일 에티켓은 중요한 직업 기술이고 다른 사람들에게 좋은 인상을 준다.
이메일 주소는 진료 예약부터 입사 지원까지 모든 것에 사용되므로 이해하기 쉬운 이메일 주소가 필요하다. 계정을 만들 때는 이름과 몇 개의 숫자를 함께 사용하도록 하자.
보내는 모든 이메일의 맨 아래에 자동으로 나타나는 서명을 설정하도록 하자. 이것은 이름, 직책(비즈니스 이메일을 사용하는 경우), 그리고 연락처 정보를 포함해야 한다.
GIF, 따옴표, 조잡한 글꼴은 잊어버리고 이메일 서식을 간단하게 유지하도록 하자. 업무용 이메일 주소에서 보내면 전문가답지 않게 보이고 모바일 장치에서 레이아웃이 제대로 형성되지 않을 수 있다.
많은 사람들이 전체를 읽을 것인지 여부를 결정하기 전에 제목 줄과 본문의 첫 줄을 읽음으로써 이메일을 미리 보기 때문에 제목 줄을 간략하지만 구체적으로 작성하도록 하자.
메시지를 받을 필요가 있는 사람들의 이메일 주소만 포함하자. "만약을 대비해서" 사람들을 추가하는 것은 동료들에게 추가적인 일을 만들거나 관련 없는 이메일로 받은 편지함을 채울 수 있다.
이메일을 쓸 때 개인적인 세부 사항을 올바르게 파악하는 것은 중요하다. 수신자의 이름 철자를 정확하게 입력했는지 확인하도록 하자.
이메일은 한 번에 많은 사람들에게 정보를 보낼 수 있는 효과적인 방법이다. 그러나 모든 사람이 메시지를 읽거나 답장할 필요는 없으므로 "모두에게 답장"을 누르기 전에 이메일에 누가 참여해야 하는지 생각해 보자.
"모두에게 답장"을 피하기 위해 사람들은 응답이 필요하지 않은 대량 이메일에 "bcc"(블라인드 카본 카피)를 사용하고 수신자의 개인 정보를 보호하기 위해 이메일 주소를 숨기는 경향이 있다.
보내는 이메일을 봐야 하는 사람들을 추가하려면 "cc"(카본 카피)를 사용하자. 단체 행사를 계획할 때나 주요 청중이 아닌 다른 사람에게 무언가를 알게 할 때 유용하다.
보내기 전에 이메일에 맞춤법 오류가 있는지 교정하자. 흔한 실수를 찾아내는 데 도움이 되는 도구를 다운받을 수도 있다. 교정은 또한 파일을 첨부했고 (관련이 있는 경우) 받는 사람의 이름을 정확하게 작성했는지 확인한다.
완전한 문장과 구두점을 사용하면 이메일을 훨씬 쉽게 읽고 이해할 수 있다.
이메일은 다른 비즈니스 서신과 동일하게 취급되지만 요즘 사람들은 자신의 이름으로 불리는 것을 선호한다.
수신 확인은 이메일이 열렸을 때 알림을 보내는 기능이다. 이러한 알림은 받은 편지함을 막을 수 있고 이메일을 받는 방법의 기술적 변화로 인해 정확하지 않을 수 있다.
많은 사람들이 휴대전화에서 이메일을 보내는데, 이는 특히 음성 받아쓰기 도구를 사용할 때 기술이 정확한 단어를 등록하지 않을 수 있기 때문에 오류의 위험을 증가시킬 수 있다.
이메일에 답장이 필요 없다면 보내지 않는 것이 좋다. "감사합니다" 또는 "확인"으로 답장하는 것은 추가적인 정보를 전달하지 않고 받은 편지함을 채울 수 있다.
모든 메일에 1~2일 이내에 답장을 보내는 것이 좋은 의사소통 방법이고 이메일 에티켓이다. 만약 답장을 하지 못한다면, 이메일을 받은 것을 확인하고 특정 시간이나 날짜까지 답장을 보내겠다는 짧은 답장(또는 자동 답장)을 보내도록 하자.
부재중이거나 휴가 중인 경우 "부재중" 메시지를 설정하면 사용자로부터 즉시 응답을 받지 못할 것임을 알 수 있다.
"내 아이폰에서 보냄" 또는 "휴대폰에서 보냄" 메모는 철자 오류나 잘못된 형식에 대해 미리 사과하기 위한 것이지만, 어떤 사람들은 이 메모가 잘못된 형식이라고 생각할 수 있다. 중요한 이메일을 보내야 한다면, 컴퓨터에서 보내는 것이 좋다.
일부 이메일 프로그램은 이메일을 보내기 전에 대기열을 사용하여 이메일을 수신한다. 어떤 경우에는 메시지가 전송되지 않을 수 있다. 모든 이메일이 전달되었는지 확인하기 위해 보낸 편지함을 확인하는 것을 습관화하자.
이메일을 보낼 때마다 좋은 사회적, 비즈니스 에티켓을 실천해야 한다. 명확한 의사소통과 친절한 어조를 사용하자.
수신자가 자신이 누군지 안다고 가정해서는 절대 안 된다. 항상 자신에 대한 관련 정보를 포함하는 짧은 소개와 함께 이메일을 시작하자.
일부 이메일은 특히 중요한 정보가 포함되어 있는 경우 전달되지 않으므로 메시지를 전달하기 전에 주의도록 하자. 또한 긴 이메일을 전달하는 경우 수신자가 원하는 내용을 정확히 알 수 있도록 논의 중인 내용을 요약하자.
출처: (Reader's Digest)
우리가 살고 있는 디지털 시대에 이메일은 가장 선호되고 효율적인 의사소통 수단 중 하나다. 상사에게 이메일을 보내든 동료에게 이메일을 보내든 지켜야 할 예절이 있다. 기술이 발전함에 따라 이메일의 "좋은" 또는 "나쁜" 관행도 바뀌고 있다.
다행히도 이 갤러리에는 이메일 에티켓에 대해 알아야 할 모든 것이 포함되어 있어 다음에 이메일을 보낼 때 도움이 될 것이다. 사진을 통해 자세히 알아보도록 하자!
일부 직장의 경우 이메일의 이모티콘은 전문가답지 않은 것으로 여겨지지만 보다 일상적인 기업 문화를 가진 곳에서는 사용을 환영할 수 있다.
이메일을 통한 농담은 잘못 받아들여질 수 있다. 받는 사람과 개인적인 관계를 맺지 않는 한 모든 형태의 농담은 전문적인 이메일 대화에 포함하지 않는 것이 가장 좋다.
이메일에 URL을 포함할 때 URL 단축 도구를 사용하여 단축하는 것이 가장 좋다. 이렇게 하면 이메일이 더 깨끗하고 읽기 쉬워 보이기 때문이다.
이메일을 받는 사람들은 무례하지 않게 간결하고 솔직한 메시지를 읽는 것을 선호한다. 또한 받는 사람이 무엇에 대한 이메일인지 알 수 있도록 첫 단락에 미팅 약속이나 파일 전송과 같은 요청을 포함하는 것도 도움이 된다.
자영업자나 프리랜서라면 엄격하게 업무용 이메일 주소를 따로 두는 것이 좋다. 이렇게 하면 전문가처럼 보이고 이메일 실수로 당황할 가능성이 줄어든다.
직장인이라면 꼭 알아야 할 이메일 에티켓 규칙!
이메일 에티켓에 대해 알고 있는가?
라이프 스타일 커뮤니케이션
우리가 살고 있는 디지털 시대에 이메일은 가장 선호되고 효율적인 의사소통 수단 중 하나다. 상사에게 이메일을 보내든 동료에게 이메일을 보내든 지켜야 할 예절이 있다. 기술이 발전함에 따라 이메일의 "좋은" 또는 "나쁜" 관행도 바뀌고 있다.
다행히도 이 갤러리에는 이메일 에티켓에 대해 알아야 할 모든 것이 포함되어 있어 다음에 이메일을 보낼 때 도움이 될 것이다. 사진을 통해 자세히 알아보도록 하자!